Transformação digital na administração pública federal – case do Ministério da Economia no período de 2019 a 2022 - Araujo, Alcides Lourenço de (2023)
Objetivo – O estudo tem por objetivo compreender o fenômeno da reestruturação, promovida pelo Poder Executivo Federal eleito 2018, na Esplanada dos Ministérios com o advento da reforma administrativa, aprovada pela Medida Provisória 870/2019, de 01 de janeiro de 2019, que extinguiu nove e criou dois novos ministérios, a partir da fusão de órgãos já existentes, surgindo o superministério da Economia, e qual os impactos desta fusão com o advento da entrada em vigor da Lei federal n.º 14.129, de 29 de março de 2021 (Lei do Governo Digital), na governança do Ministério da Economia para a implantação do Assentamento Funcional Digital – AFD. Metodologia – A etapa inicial envolveu um estudo da literatura disponível para obter uma compreensão dos temas centrais da pesquisa. Após a revisão bibliográfica, a pesquisa avançada para o levantamento de dados institucionais. Essa etapa foi crucial para entender o contexto organizacional específico do Ministério da Economia, fornecendo um panorama de fundo necessário para analisar como a não digitalização da AFD impactou tanto os servidores quanto a gestão do órgão. Com um entendimento sólido do contexto, a pesquisa prosseguiu com um trabalho de campo, onde entrevistas semiestruturadas foram conduzidas. Este método impediu a perda de percepções diretas dos participantes sobre as variáveis organizacionais envolvidas. Os dados coletados ao longo das etapas descritas foram analisados usando uma abordagem qualitativa. Optando por este método, a pesquisa pode explorar em profundidade as nuances e complexidades das especificações do estudo, proporcionando uma análise rica e detalhada sobre a não digitalização do AFD e seus efeitos na instituição. Resultados – A não implementação do Assentamento Funcional Digital (AFD) no Ministério da Economia encontrou desafios significativos, intensificados por mudanças organizacionais profundas, como a fusão e a reestruturação. Tais obstáculos impactaram as necessidades de áreas específicas como a cultura organizacional, a gestão documental, a logística e, principalmente, a comunicação interna. A ineficiência comunicativa levou a mal-entendidos entre os servidores e a uma gestão documental ineficaz, devido ao conhecimento desigual sobre o legado documental. A falta de recursos humanos envolvidos e os problemas na governança também complicaram a transição para o AFD. Além disso, a pandemia de COVID-19 acrescentou complexidade ao processo, intensificando os desafios na gestão documental e adaptação a novas ferramentas e processos digitais. Para superar esses desafios e facilitar a implementação bem-sucedida do AFD, o estudo recomenda melhorar a comunicação e a transparência, gerenciar eficazmente o conhecimento, alocar recursos estrategicamente, desenvolver planos de contingência robustos, fortalecer a governança e monitorar e avaliar constantemente o processo. Isso permitirá que o Ministério da Gestão e Inovação em Serviços Públicos não apenas se adapte, mas também prospere diante das mudanças e desafios atuais, haja vista ter herdado as atribuições do extinto ME. Limitações – Nossa pesquisa apresenta algumas limitações importantes: O fato de a pesquisador pertencer à mesma organização à qual as participantes são líderes, mesmo na ausência de contato prévio com os líderes antes da coleta de dados ou mesmo de relação hierárquica direta entre o pesquisador e quaisquer dos participantes, pode ter exercido uma influência sobre o discurso deles, levando-os a adotarem uma postura de proteção em relação aos seus cargos ou à organização. Levando-se em consideração que este estudo se concentrou de forma específica nas áreas que necessitam do AFD é essencial levar em conta que a generalização dos resultados possivelmente se aplica somente às organizações semelhantes. Contribuições práticas - As contribuições práticas para a implementação eficaz do Assentamento Funcional Digital (AFD) no Ministério da Economia incluem aprimorar a comunicação interna por meio de estratégias e ferramentas práticas, e promover treinamentos para uniformizar o entendimento do legado documental entre os servidores. É crucial alocar recursos (humanos e financeiros) estrategicamente, desenvolver planos robustos de contingência e fortalecer as estruturas e práticas de governança. Adicionalmente, implementar mecanismos contínuos de monitoramento e avaliação do AFD e fomentar uma gestão proativa do conhecimento e uma cultura de inovação e adaptabilidade no ministério são essenciais. Estas medidas visam facilitar uma implementação bem-sucedida do AFD, permitindo que o ministério não apenas se adapte, mas prospere em meio aos desafios e mudanças atuais. Contribuições sociais - As contribuições sociais advindas da implementação efetiva do Assentamento Funcional Digital (AFD) no Ministério da Economia englobam incremento na transparência e acessibilidade de informações ao público, promovendo uma sociedade mais engajada. A iniciativa visa promover a gestão documental e administrativa, resultando em serviços públicos mais ágeis e eficientes. O investimento em recursos humanos e capacitação de servidores eleva a qualidade do atendimento ao cidadão, enquanto planos de contingência robustos e governança fortalecida aumentam a resiliência do órgão em crises, mitigando impactos à comunidade. Além disso, o exemplo de inovação e adaptabilidade do Ministério serve como modelo inspirador para outras entidades públicas e para a sociedade, alinhando-se, ainda, a práticas sustentáveis e objetivos de desenvolvimento sustentável. Originalidade – A implantação do Assentamento Funcional Digital (AFD) no Ministério da Economia, um passo inovador e sem precedentes, representa um esforço notável para navegar por meio de desafios consideráveis, surgidos em meio a um panorama de transformações significativas na estrutura organizacional e em um contexto inédito. Este projeto pioneiro não apenas enfrenta os desafios intrínsecos das inovações, como a necessidade de aprimorar a comunicação e a gestão documental, mas também se adapta de maneira proativa às necessidades emergentes e aos problemas inesperados, como os apresentados pela pandemia da COVID-19. As soluções propostas para superar tais desafios, irão ajudar as instituições públicas que vierem a enfrentar esses desafios em casos semelhantes.