Aplicação do mapeamento de fluxo de valor no processo de gestão de documentos de uma universidade federal: uma pesquisa-ação - RAMOS, Carina Mansur Reis Ramos (2024)
O objetivo geral deste trabalho consiste em analisar como o processo de gestão de documentos do Instituto de Ciência Tecnológicas (ICT), que é um instituto pertencente à Universidade Federal de Itajubá, Campus Itabira, pode se tornar mais eficiente com a aplicação do Mapeamento de Fluxo de Valor (MFV). Para eliminar os desperdícios identificados, foi proposto um plano de melhoria visando auxiliar os servidores da secretaria a gerenciar os documentos relacionados às atividades administrativas do setor. A pesquisa foi conduzida utilizando a metodologia de pesquisa-ação, adequada ao propósito de identificar, sugerir e implementar melhorias em problemas práticos, contando com a participação ativa do pesquisador. Com o MFV do Estado Atual do processo, foram identificados os gargalos na gestão dos documentos e propostas de melhorias. Na elaboração do MFV do Estado Futuro, é proposto um novo o processo com as melhorias implementadas. Em seguida, com o aval da diretoria do instituto e dos servidores envolvidos, foi desenvolvido um plano de implementação que culminou com o desenvolvimento de um software para gestão de documentos. Em outubro de 2023, o software foi implementado e desde então faz parte da rotina da secretaria. Como contribuição teórica a pesquisa pretende demonstrar como a aplicação de uma ferramenta Lean, como o MFV, pode efetivamente trazer melhorias para processos dentro de uma estrutura administrativa pública e dessa forma contribuir para a disseminação da prática Lean no setor público. Como contribuição prática espera-se que a proposta de melhoria do processo de gestão de documentos possa apoiar continuamente o trabalho na secretaria do instituto e também servir de referência para outros setores da universidade, contribuindo dessa forma para o aprimoramento da gestão documental do órgão público como um todo e até mesmo servir de referência para outras instituições públicas.