Gestão do conhecimento: uma abordagem para melhorias em processos de fiscalização de contratos públicos - Silveira, Luana Zapelini da (2024)
O objetivo geral é apresentar proposta de melhorias, por meio de práticas de Gestão do Conhecimento (GC), para processos de fiscalização e gestão de contratos, visando à otimização da rotina de gestão e execução desses processos, no Campus Universitário do Araguaia (CUA), da Universidade Federal do Mato Grosso (UFMT). Para isso, objetivou-se especificamente: i) diagnosticar o nível de maturidade de Gestão do Conhecimento no órgão objeto do estudo; ii) diagnosticar as principais dificuldades/lacunas relacionadas aos processos de fiscalização/gestão de contratos, pela ótica de servidores fiscais/gestores de contratos na instituição; iii) diagnosticar a disponibilidade de dados, informações e conhecimentos no órgão objeto da pesquisa; iv) elaborar uma proposta de implementação de práticas de GC para o CUA, como iniciativa de projeto-piloto na UFMT. Para tanto, essa pesquisa se concentrou na análise específica dos processos de fiscalização e gestão de contratos administrativos, junto aos respectivos fiscais e gestores do CUA. Procedimentos/Método para a solução do problema: Diante de uma abordagem qualitativa, o estudo adotou uma pesquisa predominantemente de natureza aplicada, exploratório-descritiva, no Campus Universitário do Araguaia(CUA), da Universidade Federal do Mato Grosso (UFMT), utilizando técnicas de pesquisa bibliográfica, análise documental e de conteúdo, com observação participante pela pesquisadora, de modo natural, considerando sua vinculação funcional com a instituição objeto da pesquisa. Foram realizadas entrevistas junto ao grupo de servidores públicos voluntários (Técnicos Administrativos em Educação) comumente designados como fiscais e gestores de contratos, de forma rotativa, e a gestores do CUA. As análises dos dados coletados nas entrevistas se deram pela metodologia de análise de conteúdo, por categorização temática de Bardin (2016). Para a apresentação da proposta do projeto de implementação de práticas de GC, seguiram-se as diretrizes da Norma ISO 30401:2018 para Sistemas de Gestão do Conhecimento nas organizações, adaptando-as ao contexto do órgão, conjuntamente com a fase de diagnóstico de Batista (2012). Resultados: Com a aplicação da pesquisa, foi obtido o diagnóstico organizacional e identificadas as principais lacunas relacionadas às dificuldades na operacionalização dos processos de fiscalização e gestão de contratos do órgão, bem como identificadas as principais carências de práticas de Gestão do Conhecimento que poderiam contribuir para a rotina de tais processos. Com o diagnóstico, foi possível elaborar um business case de Gestão do Conhecimento, a ser apresentado como proposta de adesão ao projeto-piloto de implantação de um sistema de gestão e de priorização de Práticas de Gestão do Conhecimento a serem implementadas nos processos de fiscalização e gestão de contratos pela alta administração do Campus Universitário do Araguaia. Implicações práticas: A Gestão do Conhecimento (GC) permite melhor organização e comunicação de compartilhamento e registros de aprendizados relevantes, melhores práticas, experiências específicas na rotina de fiscalização e gestão de contratos administrativos; dessa forma, é possível alcançar melhorias processuais. A partir de um diagnóstico institucional, é possível mapear pontos de melhorias, além disso, por meio de um projeto de implementação de sistema de gestão e de práticas de GC nos processos de fiscalização e gestão de contratos administrativos, é possível propor medidas e ferramentas que possibilitam aprimoramento às pessoas envolvidas com eles, as quais poderão lidar de maneira mais eficiente com as informações e gerar conhecimento, a partir das práticas propostas pela GC, além de trazer maior clareza e transparência sobre as atuações nesses processos, e ainda: reduzir riscos de perdas de informações relevantes ocasionadas por rotatividade de pessoas nas atividades. Originalidade e contribuições: A GC, como proposta de melhoria para processos de fiscalização e gestão de contratos, tende a contribuir com a instituição de ensino objeto da pesquisa, pois, pela aplicação desse tipo de estudo, é possível viabilizar aprofundamento nas lacunas e impasses que implicam em falhas operacionais, perdas de informações e de tempo, diante de retrabalhos, dificuldade nas buscas de informações sobre esses processos, repetição de esforços, quando não registradas as melhores práticas e casos específicos que demandaram maior empenho e tratativas no passado e que não ficaram registrados, para se tornar uma base de conhecimento para possíveis repetições, ou mesmo, aprimoramentos futuros que facilitariam as análises e tomadas de decisões, caso houvesse registros para comparações. Esse tipo de estudo contribui tanto para a instituição pública de ensino objeto da pesquisa, bem como para outras, com realidade semelhante, que possam se identificar e/ou adaptar à sua realidade. Em relação à entrega do produto tecnológico que a pesquisa originou, proporciona aplicabilidade de práticas de GC que podem trazer melhorias processuais para a instituição pública de ensino objeto da pesquisa, bem como espelhar outras instituições posteriormente. Produção Técnica/Tecnológica: Com a conclusão da pesquisa, resultou, como artefato, a entrega de uma proposta, contendo medidas e ferramentas viabilizadoras de práticas de GC que possam contribuir com melhorias para os processos de fiscalização e gestão de contratos administrativos estudados no CUA, pertencente à UFMT, visando subsidiar a tomada de decisão da gestão do órgão para, inicialmente, aplicação piloto nesses processos, além do relatório técnico conclusivo como produto tecnológico. A proposta apresentada, além de poder contribuir com a realidade técnica administrativa da instituição em estudo, tem potencial de servir como base científica que possibilitará outros estudos e aplicações práticas em instituições com realidade similar