Identificação arquivística como metodologia para mapear fluxos documentais: um estudo de caso do arquivo administrativo da Fundação OSESP - Alfonso, Gabriela Brancaglion (2023)
O objetivo deste trabalho é estudar e aplicar a metodologia de trabalho denominada de identificação arquivística no arquivo administrativo da Fundação Orquestra Sinfônica do Estado de São Paulo, visando mapear o fluxo de dois tipos documentais. Essa pesquisa foi estruturada com seções teóricas e uma prática. Nas primeiras, foi investigando os aspectos jurídico-administrativos que caracterizam as instituições denominadas de fundações, e em seguida foi realizado um levantamento da literatura da área acerca do tratamento de documentos arquivísticos, especificamente de acervos correntes institucionais, apresentando as vantagens da aplicação da metodologia de identificação arquivística em tais arquivos. Sendo estabelecida a base teórica, a pesquisa parte para a etapa pragmática, onde aplica a metodologia investigativa na instituição cujo aspectos jurídico-administrativos também foram abordados. Primeiro é apresentada a identificação do órgão produtor dos documentos, levantando os estudos históricos da entidade e realizando uma análise profunda das legislações que a regem e seus documentos constitutivos, para então aplicar a metodologia proposta por meio do formulário de identificação do órgão produtor. Em seguida, é apresentada a identificação dos tipos documentais, especificamente dois tipos, os contratos de músicos extras e as atas de reunião, também aplicando a metodologia de identificação arquivística por meio do formulário de identificação da tipologia documental. Com essas informações coletadas pela identificação do órgão produtor e por meio de entrevistas realizadas junto aos departamentos produtores, é desenhado o mapa dos fluxos de ambos os tipos documentais, realizando um comparativo entre os fluxos dos documentos elaborados fisicamente e dos documentos elaborados digitalmente. Para realizar o mapeamento por meio de uma representação gráfica simples e compreensível, foi utilizada a ferramenta de fluxograma, que nos permitiu visualizar os caminhos percorridos pelos contratos de prestação de serviços de músicos extras e as atas de reunião do conselho de administração. Por fim, consolidando as discussões apresentadas e a aplicação da metodologia de trabalho proposta, consideramos que a utilização da metodologia de identificação arquivística em um arquivo corrente, ou seja, no âmbito do desenvolvimento de programa de gestão documental, apresenta conhecimentos primordiais para a compreensão da gênese documental, bem como nas etapas de trabalho tanto para o arquivos cumprir adequadamente sua função de guarda e disponibilização de informações, quanto para os próprios departamentos produtores, que utilizam estes documentos no cumprimento das atividades administrativas.