A gestão de documentos e a sua importância para a sobrevivência da pequena empresa

Detalhes bibliográficos
Ano de defesa: 2007
Autor(a) principal: Teixeira, Paulo José lattes
Orientador(a): Graeml, Alexandre R. lattes
Banca de defesa: Não Informado pela instituição
Tipo de documento: Dissertação
Tipo de acesso: Acesso aberto
Idioma: por
Instituição de defesa: Universidade Positivo
Programa de Pós-Graduação: Programa de Pós-Graduação em Administração
Departamento: Pós-Graduação
País: Brasil
Palavras-chave em Português:
Gestão de documentos
Armazenagem de documentos
Área do conhecimento CNPq:
CNPQ::CIENCIAS SOCIAIS APLICADAS::ADMINISTRACAO
Link de acesso: https://repositorio.cruzeirodosul.edu.br/handle/123456789/2833
Resumo: Este trabalho teve como objetivo compreender a maneira como se dá a gestão de documentos nas pequenas empresas, verificando alternativas de terceirização. Partiu-se do pressuposto que as pequenas empresas gerenciam seus documentos de forma pouco profissional, o que aumenta seus custos e gera riscos desnecessários, que podem inviabilizar a sua sobrevivência. A metodologia aplicada para responder às perguntas e de forma a atingir os objetivos propostos envolveu a revisão da literatura sobre gestão de documentos, a preparação e aplicação de questionário a sócios-gerentes/proprietários ou responsáveis pelo armazenamento de documentos nas empresas pesquisadas, a realização de entrevistas semiestruturadas com essas pessoas, a observação das dependências físicas das pequenas empresas, e a realização de entrevistas com executivos de empresas de armazenagem e gestão documental. Inicialmente, a amostra utilizada incluía 30 empresas, mas duas delas não se ajustaram ao critério de porte (micro ou pequena empresa) da classificação escolhida e foram, portanto, descartadas. O trabalho se justifica em função do seu ineditismo, já que se desconhece a existência de outros estudos sobre a forma como as pequenas empresas estão fazendo a gestão dos seus documentos. O estudo revelou que o nível de instrução dos responsáveis pela guarda de documentos é elevado e que, em muitas ocasiões, os próprios proprietários se encarregam dessa atividade, o que demonstra uma certa preocupação com a sua importância. Contudo, a gestão é feita, na maioria dos casos, de forma amadora, acarretando diversos tipos de riscos desnecessários. Também se detectou que a maioria das empresas pesquisadas não faz nenhum controle de temporalidade documental, com o intuito de expurgar documentos que já não são mais necessários ou exigidos. Isto significa que o arquivo nunca pára de crescer, aumentando os custos de gestão e dificultando a localização dos documentos que ainda são relevantes. Em suma, a pesquisa constatou que uma grande parte das pequenas empresas pesquisadas não está fazendo a gestão de documentos adequadamente. A falta de zelo na realização desta tarefa primordialmente operacional pode ter graves conseqüências estratégicas, colocando em risco a viabilidade e sobrevivência dos seus negócios
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A metodologia aplicada para responder às perguntas e de forma a atingir os objetivos propostos envolveu a revisão da literatura sobre gestão de documentos, a preparação e aplicação de questionário a sócios-gerentes/proprietários ou responsáveis pelo armazenamento de documentos nas empresas pesquisadas, a realização de entrevistas semiestruturadas com essas pessoas, a observação das dependências físicas das pequenas empresas, e a realização de entrevistas com executivos de empresas de armazenagem e gestão documental. Inicialmente, a amostra utilizada incluía 30 empresas, mas duas delas não se ajustaram ao critério de porte (micro ou pequena empresa) da classificação escolhida e foram, portanto, descartadas. O trabalho se justifica em função do seu ineditismo, já que se desconhece a existência de outros estudos sobre a forma como as pequenas empresas estão fazendo a gestão dos seus documentos. O estudo revelou que o nível de instrução dos responsáveis pela guarda de documentos é elevado e que, em muitas ocasiões, os próprios proprietários se encarregam dessa atividade, o que demonstra uma certa preocupação com a sua importância. Contudo, a gestão é feita, na maioria dos casos, de forma amadora, acarretando diversos tipos de riscos desnecessários. Também se detectou que a maioria das empresas pesquisadas não faz nenhum controle de temporalidade documental, com o intuito de expurgar documentos que já não são mais necessários ou exigidos. Isto significa que o arquivo nunca pára de crescer, aumentando os custos de gestão e dificultando a localização dos documentos que ainda são relevantes. Em suma, a pesquisa constatou que uma grande parte das pequenas empresas pesquisadas não está fazendo a gestão de documentos adequadamente. A falta de zelo na realização desta tarefa primordialmente operacional pode ter graves conseqüências estratégicas, colocando em risco a viabilidade e sobrevivência dos seus negóciosThis research project intended to understand the way document management takes place in small companies, also checking if outsourcing is feasible for them. It was assumed that small companies manage their documents in an unprofessional way, which increases their costs and generates unnecessary risks, which may impair their sustainability. The methodology that was used involved lierature review, a questionnaire that was answered by owners, managers or those in charge of document management in small companies, interviews with such people, the observation of the companies’ premises and interviews with executives of storage and document management specialized companies. The sample originally included 30 small companies, but two of those didn’t fit the criteria established to define them as small companies and had to be disregarded. The relevance of this research relates to its ineditism, as the author is not aware of any other study on the way small companies manage their documents. The study revealed that the level of instruction of those in charge of document management is high. In fact, such task is usually performed by the owners themselves, which shows some concern about the issue. However, management indeed usually happens in a very amateur way, as hypothetized, resulting in small companies facing unnecessary risks. It was also detected that the majority of the surveyed companies has no documental timing control, in order to eliminate documents that are not useful anymore. That means that the archives never stopo growing, which, on its turn, increases management costs and makes it more difficult to locate documents that are still relevant. In brief, the research project has shown that most of the companies that took part in the sample are not managing their documents in a suitable way. The consequences of their slack operational performance may have deep strategic consequences, affecting the sustainability of the whole business.porUniversidade PositivoPrograma de Pós-Graduação em AdministraçãoUPBrasilPós-GraduaçãoCNPQ::CIENCIAS SOCIAIS APLICADAS::ADMINISTRACAOGestão de documentosArmazenagem de documentosA gestão de documentos e a sua importância para a sobrevivência da pequena empresainfo:eu-repo/semantics/publishedVersioninfo:eu-repo/semantics/masterThesisGraeml, Alexandre R.http://lattes.cnpq.br/4974122990012680http://lattes.cnpq.br/1822868747988750Teixeira, Paulo Joséinfo:eu-repo/semantics/openAccessreponame:Repositório Institucional da Universidade Cruzeiro do Sulinstname:Universidade Cruzeiro do Sul (UNICSUL)instacron:UNICSULORIGINALPaulo Jose Teixeira.pdfPaulo Jose Teixeira.pdfDissertaçãoapplication/pdf1318362http://dev.siteworks.com.br:8080/jspui/bitstream/123456789/2833/1/Paulo%20Jose%20Teixeira.pdf6fe9d75e3570c29827453da0dcb9d6e8MD51LICENSElicense.txtlicense.txttext/plain; charset=utf-81748http://dev.siteworks.com.br:8080/jspui/bitstream/123456789/2833/2/license.txt8a4605be74aa9ea9d79846c1fba20a33MD52123456789/28332021-10-07 12:23:08.655oai:repositorio.cruzeirodosul.edu.br: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Repositório InstitucionalPRIhttps://repositorio.cruzeirodosul.edu.br/oai/requestmary.pela@unicid.edu.bropendoar:2021-10-07T15:23:08Repositório Institucional da Universidade Cruzeiro do Sul - Universidade Cruzeiro do Sul (UNICSUL)false
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