O fluxo de informações no Centro de Políticas Públicas e Avaliação da Educação (CAEd) da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF): um estudo de caso para o aprimoramento dos processos de trabalho

• Ano de defesa: 2020
• Autor(a) principal: Paiva, Ana Paula de
• Orientador(a): Sanabio, Marcos Tanure
• Banca de defesa: Condé, Eduardo Antonio Salomão , Carneiro, Teresa Cristina Janes
• Tipo de documento: Dissertação
• Tipo de acesso: Acesso aberto
• Idioma: por
• Instituição de defesa: Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF)
• Programa de Pós-Graduação: Mestrado em Gestão e Avaliação em Educação Pública
• Departamento: Faculdade de Educação
• País: Brasil
• Palavras-chave em Português: Sistematização da informação; Mapeamento e modelagem de processos de trabalho; Processos; Escritório de processos; Systematization of information; Process mapping and modeling; Process management; Processes; Process management office
• Área do conhecimento CNPq: CNPQ::CIENCIAS HUMANAS::EDUCACAO
• Link de acesso: https://repositorio.ufjf.br/jspui/handle/ufjf/11693

A presente dissertação foi produzida no âmbito do Mestrado Profissional em Gestão e Avaliação da Educação (PPGP) do Centro de Políticas Públicas e Avaliação da Educação da Universidade Federal de Juiz de Fora (CAEd/UFJF), com foco na atividade de elaboração dos Relatórios de Atividades da Gerência de Contratos e Convênios (GCCO) do CAEd/UFJF. O processo de trabalho em questão demanda o concurso de informações de várias áreas da instituição e necessita de aperfeiçoamentos para sua efetividade. Assim, a questão que norteia este estudo é: como o mapeamento, análise e modelagem dos processos de trabalho, bem como a sistematização das informações e a implementação de um escritório de processos podem contribuir para a melhoria da gestão organizacional? O objetivo geral é buscar soluções e aprimoramentos para o processo de trabalho mencionado. Especificamente buscar-se-á: i) descrever as dificuldades enfrentadas pela GCCO quanto ao acesso às informações sobre a operacionalização dos projetos desenvolvidos pelo CAEd/UFJF, com foco especial na atividade de elaboração dos Relatórios de Atividades; ii) analisar os potenciais benefícios que o mapeamento, a análise e a modelagem dos processos de trabalho, a sistematização das informações e a implementação de processos de trabalho modelados, da gestão por processo e de escritórios de processos podem trazer para a melhoria da atividade em análise, bem como para o setor e toda a instituição quanto à gestão organizacional; iii) propor um modelo para a execução do processo em análise e, também, criar um Escritório de Processos, composto por profissionais capacitados para o mapeamento, análise, modelagem e implementação de melhorias de todos os processos de trabalho e para a promoção de uma visão sistêmica e consolidação de uma Gestão por Processos na instituição. Para tanto, a pesquisa foi construída utilizando-se da metodologia de pesquisa qualitativa de cunho exploratório, método de estudo de caso, pesquisas documentais e bibliográficas, observação participante e, como instrumentos de pesquisa, a coleta dos dados por meio de entrevistas semiestruturadas. Após a realização das entrevistas, verificou-se que as instituições pesquisadas auferem inúmeros benefícios com a implantação dos escritórios de processos e da Gestão por Processos em suas estruturas organizacionais, sobretudo com maior efetividade de seus processos de trabalho, os quais se refletem diretamente na melhoria da gestão organizacional. Além disso, a análise do processo de trabalho em estudo, da forma como se apresenta atualmente (as is), revelou alguns pontos críticos que comprometem a efetividade do processo, evidenciando, portanto, a necessidade de melhorias. Assim, a fim de promover melhorias no processo de trabalho específico em estudo e nos processos de trabalho em geral do CAEd/UFJF, foi elaborado um Plano de Ação Estratégica (PAE) com as duas proposições específicas: um modelo para o processo e um Escritório de Processos, no CAEd/UFJF.