Aplicação do mapeamento de fluxo de valor no processo de gestão de documentos de uma universidade federal: uma pesquisa-ação

Detalhes bibliográficos
Ano de defesa: 2024
Autor(a) principal: RAMOS, Carina Mansur Reis Ramos lattes
Orientador(a): SANTOS, Ana Carolina Oliveira lattes
Banca de defesa: GOMES, Frederico César de Vasconcelos lattes, OLIVEIRA, Leonardo Albergaria de lattes
Tipo de documento: Dissertação
Tipo de acesso: Acesso aberto
Idioma: por
Instituição de defesa: Universidade Federal de Itajubá
Programa de Pós-Graduação: PPG - Programas de Pós Graduação - Itabira
Departamento: PPG - Programas de Pós Graduação - Itabira
País: Brasil
Palavras-chave em Português:
Lean Office
Administração pública
Public administration
Mapeamento de Fluxo de Valor
Value Stream Mapping
Tecnologias para a melhoria de processos
Technologies for process improvement
Área do conhecimento CNPq:
CNPQ::ENGENHARIAS::ENGENHARIA DE PRODUCAO::GERENCIA DE PRODUCAO::GARANTIA DE CONTROLE DE QUALIDADE
Link de acesso: https://repositorio.unifei.edu.br/jspui/handle/123456789/4213
Resumo: O objetivo geral deste trabalho consiste em analisar como o processo de gestão de documentos do Instituto de Ciência Tecnológicas (ICT), que é um instituto pertencente à Universidade Federal de Itajubá, Campus Itabira, pode se tornar mais eficiente com a aplicação do Mapeamento de Fluxo de Valor (MFV). Para eliminar os desperdícios identificados, foi proposto um plano de melhoria visando auxiliar os servidores da secretaria a gerenciar os documentos relacionados às atividades administrativas do setor. A pesquisa foi conduzida utilizando a metodologia de pesquisa-ação, adequada ao propósito de identificar, sugerir e implementar melhorias em problemas práticos, contando com a participação ativa do pesquisador. Com o MFV do Estado Atual do processo, foram identificados os gargalos na gestão dos documentos e propostas de melhorias. Na elaboração do MFV do Estado Futuro, é proposto um novo o processo com as melhorias implementadas. Em seguida, com o aval da diretoria do instituto e dos servidores envolvidos, foi desenvolvido um plano de implementação que culminou com o desenvolvimento de um software para gestão de documentos. Em outubro de 2023, o software foi implementado e desde então faz parte da rotina da secretaria. Como contribuição teórica a pesquisa pretende demonstrar como a aplicação de uma ferramenta Lean, como o MFV, pode efetivamente trazer melhorias para processos dentro de uma estrutura administrativa pública e dessa forma contribuir para a disseminação da prática Lean no setor público. Como contribuição prática espera-se que a proposta de melhoria do processo de gestão de documentos possa apoiar continuamente o trabalho na secretaria do instituto e também servir de referência para outros setores da universidade, contribuindo dessa forma para o aprimoramento da gestão documental do órgão público como um todo e até mesmo servir de referência para outras instituições públicas.
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spelling 2024-12-102024-12-112025-03-17T16:40:31Z2025-03-17T16:40:31ZRAMOS, Carina Mansur Reis Ramos. Aplicação do mapeamento de fluxo de valor no processo de gestão de documentos de uma universidade federal: uma pesquisa-ação. 2024. 137 f. Dissertação (Mestrado Profissional em Engenharia de Produção) - Instituto de Engenharias Integradas, Universidade Federal de Itajubá, Campus Theodomiro Carneiro Santiago. Itabira, 2024. Disponível em: <https://repositorio.unifei.edu.br/jspui/handle/123456789/4213>. Acesso em: dd mm aaaa.https://repositorio.unifei.edu.br/jspui/handle/123456789/4213O objetivo geral deste trabalho consiste em analisar como o processo de gestão de documentos do Instituto de Ciência Tecnológicas (ICT), que é um instituto pertencente à Universidade Federal de Itajubá, Campus Itabira, pode se tornar mais eficiente com a aplicação do Mapeamento de Fluxo de Valor (MFV). Para eliminar os desperdícios identificados, foi proposto um plano de melhoria visando auxiliar os servidores da secretaria a gerenciar os documentos relacionados às atividades administrativas do setor. A pesquisa foi conduzida utilizando a metodologia de pesquisa-ação, adequada ao propósito de identificar, sugerir e implementar melhorias em problemas práticos, contando com a participação ativa do pesquisador. Com o MFV do Estado Atual do processo, foram identificados os gargalos na gestão dos documentos e propostas de melhorias. Na elaboração do MFV do Estado Futuro, é proposto um novo o processo com as melhorias implementadas. Em seguida, com o aval da diretoria do instituto e dos servidores envolvidos, foi desenvolvido um plano de implementação que culminou com o desenvolvimento de um software para gestão de documentos. Em outubro de 2023, o software foi implementado e desde então faz parte da rotina da secretaria. Como contribuição teórica a pesquisa pretende demonstrar como a aplicação de uma ferramenta Lean, como o MFV, pode efetivamente trazer melhorias para processos dentro de uma estrutura administrativa pública e dessa forma contribuir para a disseminação da prática Lean no setor público. Como contribuição prática espera-se que a proposta de melhoria do processo de gestão de documentos possa apoiar continuamente o trabalho na secretaria do instituto e também servir de referência para outros setores da universidade, contribuindo dessa forma para o aprimoramento da gestão documental do órgão público como um todo e até mesmo servir de referência para outras instituições públicas.The general objective of this work is to analyze how the document management process of the Institute of Technological Sciences (ICT), which is an institute belonging to the Federal University of Itajubá, Itabira Campus, can become more efficient with the application of Value Stream Mapping.To eliminate the identified waste, an improvement plan was proposed to assist the administrative staff in managing the documents related to the sector's administrative activities. The research was conducted using an Action Research methodology, suitable for identifying, suggesting, and implementing improvements in practical problems, with the active participation of the researcher. With the Current State VSM of the process, bottlenecks in document management were identified, and improvement proposals were made. In the Future State VSM, a new process with innovative improvements was proposed. Subsequently, with the approval of the institute's management and the staff involved, an implementation plan was developed, culminating in the development of document management software. In October 2023, the software was implemented and has since become part of the department's routine. The research contribution aims to demonstrate how the application of a Lean tool, such as VSM, can effectively bring improvements to processes within a public administrative structure, thereby contributing to the theoretical dissemination of Lean practices in the public sector. As a practical contribution, it is expected that the proposed improvement to the document management process will continuously support the work in the institute's department and also serve as a reference for other sectors of the university, thus contributing to the improvement of document management in the public institution as a whole, and even serving as a reference for other public institutions.Agência 1porUniversidade Federal de ItajubáPPG - Programas de Pós Graduação - ItabiraUNIFEIBrasilPPG - Programas de Pós Graduação - ItabiraCNPQ::ENGENHARIAS::ENGENHARIA DE PRODUCAO::GERENCIA DE PRODUCAO::GARANTIA DE CONTROLE DE QUALIDADELean OfficeLean OfficeAdministração públicaPublic administrationMapeamento de Fluxo de ValorValue Stream MappingTecnologias para a melhoria de processosTechnologies for process improvementAplicação do mapeamento de fluxo de valor no processo de gestão de documentos de uma universidade federal: uma pesquisa-açãoApplication of value stream mapping in the document management process of a federal university: an action researchinfo:eu-repo/semantics/publishedVersioninfo:eu-repo/semantics/masterThesisSANTOS, Ana Carolina Oliveirahttp://lattes.cnpq.br/8173965029579689GOMES, Frederico César de Vasconceloshttp://lattes.cnpq.br/1406590880915046OLIVEIRA, Leonardo Albergaria dehttp://lattes.cnpq.br/1369895191082587http://lattes.cnpq.br/7467687348409940RAMOS, Carina Mansur Reis RamosALBERTIN, Alberto Luiz; ALBERTIN, Rosa Maria de Moura. 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Tecnologias para a melhoria de processos
Technologies for process improvement
description O objetivo geral deste trabalho consiste em analisar como o processo de gestão de documentos do Instituto de Ciência Tecnológicas (ICT), que é um instituto pertencente à Universidade Federal de Itajubá, Campus Itabira, pode se tornar mais eficiente com a aplicação do Mapeamento de Fluxo de Valor (MFV). Para eliminar os desperdícios identificados, foi proposto um plano de melhoria visando auxiliar os servidores da secretaria a gerenciar os documentos relacionados às atividades administrativas do setor. A pesquisa foi conduzida utilizando a metodologia de pesquisa-ação, adequada ao propósito de identificar, sugerir e implementar melhorias em problemas práticos, contando com a participação ativa do pesquisador. Com o MFV do Estado Atual do processo, foram identificados os gargalos na gestão dos documentos e propostas de melhorias. Na elaboração do MFV do Estado Futuro, é proposto um novo o processo com as melhorias implementadas. Em seguida, com o aval da diretoria do instituto e dos servidores envolvidos, foi desenvolvido um plano de implementação que culminou com o desenvolvimento de um software para gestão de documentos. Em outubro de 2023, o software foi implementado e desde então faz parte da rotina da secretaria. Como contribuição teórica a pesquisa pretende demonstrar como a aplicação de uma ferramenta Lean, como o MFV, pode efetivamente trazer melhorias para processos dentro de uma estrutura administrativa pública e dessa forma contribuir para a disseminação da prática Lean no setor público. Como contribuição prática espera-se que a proposta de melhoria do processo de gestão de documentos possa apoiar continuamente o trabalho na secretaria do instituto e também servir de referência para outros setores da universidade, contribuindo dessa forma para o aprimoramento da gestão documental do órgão público como um todo e até mesmo servir de referência para outras instituições públicas.
publishDate 2024
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dc.identifier.citation.fl_str_mv RAMOS, Carina Mansur Reis Ramos. Aplicação do mapeamento de fluxo de valor no processo de gestão de documentos de uma universidade federal: uma pesquisa-ação. 2024. 137 f. Dissertação (Mestrado Profissional em Engenharia de Produção) - Instituto de Engenharias Integradas, Universidade Federal de Itajubá, Campus Theodomiro Carneiro Santiago. Itabira, 2024. Disponível em: <https://repositorio.unifei.edu.br/jspui/handle/123456789/4213>. Acesso em: dd mm aaaa.
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