Gestão de documentos na era digital: proposta de padronização e normatização de procedimentos no Instituto Federal Baiano

• Ano de defesa: 2016
• Autor(a) principal: Souza, Anderson Santana de
• Tipo de documento: Dissertação
• Tipo de acesso: Acesso aberto
• Idioma: por
• Palavras-chave em Português: Documentos arquivísticos digitais; Gestão documental
• Link de acesso: https://saberaberto.uneb.br/handle/20.500.11896/551

Este trabalho na modalidade de Relatório Final de Pesquisa tem como objeto a Gestão dos Documentos no Instituto Federal Baiano (IF Baiano). Tem como problema de pesquisa a criação indiscriminada dos documentos e falta de padronização e normatização dos procedimentos. O objetivo do trabalho consiste em propor a criação de uma estrutura capaz de gerenciar, integralizar e definir Políticas Arquivísticas para todos os setores de Arquivo e Protocolo do Instituto, considerando os ditames da Era Digital. O percurso metodológico se iniciou por um Estudo Exploratório, contemplando análise bibliográfica e documental, que possibilitou a construção do arcabouço teórico para a pesquisa. Foi empregada abordagem quantitativa para a realização da análise dos dados de produção de documentos, oriundos do relatório do Sistema Integrado de Gestão Acadêmica, e abordagem qualitativa para a análise dos dados extraídos do Plano de Desenvolvimento Institucional 2015-2019 do IF Baiano, e também para os questionários aplicados. O universo da pesquisa foi constituído por 32 servidores do Instituto, divididos em três grupos: servidores que realizam atividades em setores de Protocolo, Arquivo Administrativo e Arquivo Acadêmico. Os resultados da pesquisa indicam que a maioria dos servidores que realizam as atividades relacionadas a Arquivo e Protocolo não são profissionais especializados na área, nem possuem formação básica em Gestão de Documentos. Além disso, o Instituto não possui setores com estrutura física e equipamentos que possibilitem a realização correta dessas atividades. A realização da pesquisa possibilitou a criação de dois produtos: uma Proposta de Criação do Sistema de Arquivos e uma Proposta de Programa de Gestão Documental do IF Baiano. A partir daí, foi apresentado um modelo de organograma dos setores de Arquivo e Protocolo, e as metas iniciais para o funcionamento do Programa, como a capacitação dos servidores e a implantação de Softwares Livres, para a Gestão, Preservação e Acesso aos Documentos Digitais.